Хранить копию паспорта в личном деле сотрудника рискованно: Трудовой кодекс не требует такой копии, достаточно внести серию, номер, дату выдачи и код подразделения в трудовой договор и личную карточку. Роскомнадзор и суды регулярно расценивают саму копию как избыточные персональные данные, собранные без законного основания, и согласие работника эту проблему не снимает.
Согласие делает сбор данных добровольным, но не отменяет требование собирать только тот объем, который нужен для конкретной цели. Для трудовых отношений реквизитов паспорта в тексте документов достаточно, самой копии закон не требует - в отличие, например, от учета иностранных работников или отдельных лицензируемых видов деятельности, где копия документа удостоверяющего личность прямо предусмотрена профильными нормами.
Если копии уже подшиты в личные дела за прошлые годы, разумно провести ревизию: определить, есть ли для конкретного сотрудника отдельное основание хранить копию, и изъять из дела то, что осталось без основания. Данные, собранные без него, а также данные, чья цель обработки уже достигнута, полагается уничтожить - закон отводит на это до 30 дней.