Закон делит персональные данные работника на три группы. Обычные - ФИО, паспорт, адрес, СНИЛС, зарплата - работодатель обрабатывает в рамках трудового договора без отдельного согласия. Специальные категории - здоровье, судимость, национальность, взгляды - требуют письменного согласия и особых условий хранения. Биометрические данные, вроде фото для пропуска с распознаванием, выделены в отдельную группу с собственными правилами.
Сведения о судимости - частный случай специальной категории: работодатель вправе запрашивать их не по своей инициативе, а только когда это прямо требуется для должности - педагог, водитель, охранник, работник с материальными ценностями. Хранить справку о судимости без такого основания и после того, как необходимость отпала, нельзя.
На практике стоит для каждой категории данных зафиксировать в локальном документе, зачем она обрабатывается и на каком основании: часть данных идет по прямому требованию Трудового кодекса, часть - только с письменного согласия сотрудника с указанием конкретной цели. Доступ к специальным категориям и биометрии нужно ограничивать отдельно от общего кадрового архива - не весь отдел кадров должен видеть медицинские справки или данные о судимости.