Уничтожать все данные сразу после увольнения нельзя - часть кадровых документов работодатель обязан хранить установленный срок по трудовому и архивному законодательству, и только данные, которые перестали быть нужны для этих целей, подлежат уничтожению. По общему правилу 152-ФЗ данные уничтожаются в срок до 30 дней с момента, когда цель обработки достигнута или отпала необходимость их хранить.
На практике при увольнении происходит не одномоментное уничтожение, а разделение данных на два потока: то, что входит в личное дело и требует архивного хранения (приказы, трудовой договор, сведения о стаже), остается в архиве на установленный срок, а данные, которые использовались для текущей работы и не подлежат обязательному хранению - доступы к рабочим системам, лишние копии в CRM, данные в базах, где сотрудник больше не должен фигурировать - уничтожаются.
Порядок такой: закрыть и заблокировать все рабочие доступы бывшего сотрудника, удалить его данные из систем, где они хранились без архивной необходимости, и оформить акт уничтожения - с датой, перечнем уничтоженных данных и подписью ответственного лица. Акт пригодится, если бывший сотрудник или Роскомнадзор впоследствии спросят, что случилось с его данными.
Если увольнение сопровождается конфликтом и сотрудник просит подтвердить уничтожение своих данных - у него есть на это право, ответ нужно дать в течение 10 рабочих дней, срок можно продлить не более чем на 5 рабочих дней при необходимости.