Персональные данные при увольнении: что уничтожить, а что хранить десятилетиями

Сотрудник написал заявление, получил трудовую книжку и окончательный расчет, и для отдела кадров кажется, что дело закрыто. С персональными данными все сложнее: часть сведений об уволенном нужно уничтожить в первые дни после увольнения, а часть закон обязывает хранить десятилетиями - независимо от того, работает человек в компании или давно ушел из нее. Персональные данные при увольнении - это не разовая операция удаления учетной записи, а развилка: по каждому документу нужно понять, на каком основании компания продолжает его держать и сколько именно.

Путаница чаще всего возникает из-за того, что увольнение путают с прекращением обработки персональных данных. Трудовые отношения закончились, но обязанность хранить кадровые документы возникла не из согласия сотрудника, а из закона об архивном деле и Налогового кодекса - и вместе с увольнением она никуда не девается. Дальше по порядку: что убрать сразу, что оставить в архиве компании на 50 или 75 лет, и как поступить, если бывший сотрудник требует удалить о нем все.

Что заканчивается в день увольнения, а что нет

Трудовой договор прекращается в день увольнения, и вместе с ним заканчивается обработка данных на основании, которое давал именно этот договор - должностные обязанности, доступ к рабочим системам, начисление текущей зарплаты. Но у компании как у оператора персональных данных остаются и другие основания, которые от факта увольнения не зависят: обязанность сдавать отчетность по НДФЛ и страховым взносам, обязанность хранить первичные бухгалтерские документы для налоговой проверки, обязанность передать документы в архив при ликвидации организации. Каждое из этих оснований работает независимо от того, числится человек в штате или нет.

Поэтому правильный вопрос звучит не так - уволен человек или нет, а так: на каком основании компания продолжает держать этот конкретный документ. Общий список того, что работодатель обязан делать с персональными данными сотрудников на всем протяжении их работы - от приема до увольнения, - собран в отдельном материале про персональные данные сотрудников и обязанности работодателя. Увольнение не отменяет эти обязанности, оно их частично меняет.

На практике это выглядит так. Зарплатная ведомость и приказ об увольнении понадобятся бухгалтерии еще через несколько лет, если придет налоговая проверка по прошлым периодам. А фотография сотрудника, которую когда-то повесили на доску почета или использовали в новости для сайта компании, к бухгалтерии и налоговому учету отношения не имеет - она держалась только на добровольном согласии, и с увольнением повод ее хранить, как правило, исчезает.

Возьмем интернет-магазин, из которого уволился менеджер по продажам. В его личном деле останутся приказ о приеме и увольнении, трудовой договор и расчетные листы - все это будет храниться десятилетиями. А доступ к базе клиентов в CRM, которым он пользовался каждый день, нужно закрыть в течение часа после увольнения, а не через неделю, когда кто-то вспомнит об этом. Разница между этими двумя действиями - именно в том, на каком основании держится каждый конкретный набор данных.

Зачем хранить данные уволенного - основание меняется, а не исчезает

Пока человек работал, основанием для обработки его данных чаще всего было исполнение трудового договора - закон прямо разрешает обрабатывать персональные данные работника без отдельного согласия, если это нужно для трудовых отношений. После увольнения этот источник перестает действовать, но на смену ему приходят другие: закон об архивном деле, который устанавливает обязательные сроки хранения кадровых документов, и Налоговый кодекс, который требует держать первичные документы для расчета налогов и взносов в течение нескольких лет после отчетного периода. Общий обзор того, какие основания обработки закон вообще признает законными и когда без согласия обойтись нельзя, дан в материале закон 152-ФЗ простыми словами.

Разница принципиальна. Пока основанием было согласие, человек мог его отозвать в любой момент. Когда основанием стал закон об архивном деле или Налоговый кодекс, отзывать нечего - согласие в этой части никогда и не спрашивали, обработка идет прямо в силу нормы. Похожая развилка есть и у соискателей, которые не прошли отбор: без трудового договора у компании обычно нет других оснований, кроме согласия, и правила там строже - подробно они разобраны в статье про персональные данные соискателей и резюме после отказа. У уволенного сотрудника, в отличие от соискателя, часть данных все равно останется в компании по закону, а не по доброй воле сторон.

Что уничтожить сразу после увольнения

Не все, что связано с уволенным сотрудником, нужно хранить полвека. Часть данных теряет законное основание в первый же день и должна быть удалена без промедления - не потому что этого требует конкретная статья с точным сроком, а потому что дальше держать эти сведения уже не на чем. Уничтожение данных уволенного сотрудника не должно происходить бесконтрольно - нажать удалить в общей папке и забыть тоже неправильно, о чем ниже.

• Доступы к корпоративным системам - CRM, 1С, почта, VPN, аккаунты в мессенджерах. Формально это не персональные данные сотрудника, но открытый доступ бывшего работника к базе клиентов - источник утечки, который потом придется объяснять при проверке.
• Дополнительные копии документов сверх личного дела - сканы паспорта, СНИЛС, ИНН, которые кадровик когда-то сохранил себе на компьютер про запас. Если оригинал уже подшит в личное дело, вторая копия не нужна и только увеличивает площадь возможной утечки.
• Рассылки и уведомления, на которые человек подписывался не как сотрудник, а как получатель внутреннего дайджеста, участник программы лояльности или подписчик бонусной рассылки. Здесь обработка держалась на отдельном согласии, а не на трудовом договоре, и с увольнением его действие обычно прекращается.
• Биометрические данные с пропускной системы - отпечаток пальца или фотография для распознавания лиц на входе, если носитель не входит в перечень документов длительного хранения.
• Черновики, заметки и переписка личного характера в рабочих папках, которые не имеют отношения ни к трудовым, ни к бухгалтерским документам.

Факт уничтожения стоит зафиксировать документом, а не просто удалить и забыть - при проверке разница между уничтожением данных и их обычной потерей может стать разницей между закрытым вопросом и новым разбирательством. Как оформить такой документ и что в нем должно быть, показано в материале про акт уничтожения персональных данных.

Что хранится 50 или 75 лет: приказ Росархива N 236

Для кадровых документов действует особый режим хранения, который не зависит от отрасли компании и от того, был человек рядовым сотрудником или директором. Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения утвержден приказом Росархива N 236, и именно он определяет, сколько лет компания обязана держать личное дело, приказы и расчетные документы после увольнения человека. Общее правило звучит так: документы, законченные делопроизводством до 2003 года, хранятся 75 лет, документы более позднего периода - 50 лет. Дата отсчитывается не от даты увольнения, а от года завершения документа в делопроизводстве - обычно это год закрытия личного дела.

Ниже - какие документы, связанные с уволенным сотрудником, попадают под этот режим и на сколько лет.

На практике разделение по 2003 году редко становится проблемой у молодых компаний - если фирма зарегистрирована позже, все ее кадровые документы автоматически попадают под 50-летний срок. А вот у компаний, которые работают дольше двух десятилетий, в архиве могут одновременно лежать личные дела с разными сроками - одни на 75 лет, другие на 50, и при описи архива это стоит явно указывать, чтобы через несколько лет не хранить дела дольше, чем нужно, просто по инерции.

Почему нельзя уничтожить раньше срока

Соблазн сократить архив понятен - меньше бумаги, меньше площади для хранения, меньше поводов для утечки старых документов. Но досрочное уничтожение кадровых документов создает свой риск, причем более конкретный. Если бывший сотрудник спустя два года подаст иск о неправильном расчете компенсации при увольнении, а расчетной ведомости уже нет, компании нечем будет подтвердить свою правоту - бремя доказывания в трудовых спорах часто ложится именно на работодателя. Если налоговая проверка придет за периодом, по которому уничтожен приказ о начислении премии, объяснить источник выплаты будет нечем. А при ликвидации компании весь массив кадровых документов с неистекшим сроком хранения нужно передать в государственный или муниципальный архив, и наличие описи личных дел уволенных проверяют отдельно.

Личное дело уволенного: как и где хранить

Хранение личных дел уволенных не сводится к тому, чтобы просто не выбрасывать папку. У архива должен быть порядок доступа: кто может открыть личное дело уволенного - обычно это сам кадровик, руководитель отдела кадров и бухгалтер, если нужно свериться с расчетами по прошлым периодам. Остальным сотрудникам, включая бывшего непосредственного руководителя уволенного, доступ давать незачем - обработка персональных данных должна ограничиваться тем, что действительно нужно для конкретной цели.

На практике личные дела уволенных лучше сразу отделять от личных дел действующих сотрудников - физически, отдельной полкой или коробкой с пометкой года увольнения, и в электронном виде тоже, отдельной папкой с ограниченным доступом. Это упрощает будущую архивную ревизию: раз в несколько лет кто-то должен проверять, у каких дел истек 50-летний срок, и такие дела можно уничтожать по акту. Без разметки по году увольнения эта проверка превращается в разбор всего архива заново, с нуля.

Отраслевой специфики в сроках хранения личных дел нет - у клиники, у интернет-магазина и у небольшой школы работает одно и то же правило, потому что приказ Росархива N 236 не делает исключений по виду деятельности. Разница обычно в масштабе: у клиники к личному делу медсестры или врача может добавляться дополнительная медицинская документация, у школы - данные о квалификации и аттестации педагога, но базовый комплект кадровых документов и сроки его хранения одинаковы для всех.

Отзыв согласия после увольнения: что можно требовать, а что нет

Уволенные сотрудники все чаще присылают письма с требованием удалить все мои персональные данные, ссылаясь на право отозвать согласие. Само право существует, но действует не там, где рассчитывает автор письма. Отозвать можно только то, что держалось на согласии. Кадровые документы длительного хранения к этой категории не относятся - их обработка идет в силу закона об архивном деле и Налогового кодекса, а не в силу того, что сотрудник когда-то поставил подпись под согласием при приеме на работу.

Поэтому ответ на такой запрос почти никогда не бывает ни полным да, ни полным нет. Часть требования компания обязана выполнить - это данные, собранные действительно на добровольной основе: фото и видео для сайта или соцсетей компании, участие во внутренних рассылках и опросах, обработка личного номера телефона для уведомлений, не связанных с расчетом по трудовому договору. Часть требования компания обязана отклонить, сославшись на конкретную норму, и объяснить, что именно хранится, на каком основании и до какого года.

С 1 сентября 2025 года по закону N 156-ФЗ от 24 июня 2025 года согласие на обработку персональных данных оформляется отдельным документом, а не строкой мелким шрифтом в анкете или трудовом договоре. Это касается и тех согласий, которые компания брала у сотрудника на цели за пределами трудовых отношений - на фото для сайта, на участие в корпоративных программах. Если такое согласие оформлено отдельно, разделить при увольнении, что отзывается, а что нет, становится проще: видно, под каким документом стоит подпись. Форма согласия и обязательные пункты в нем разобраны в статье согласие на обработку персональных данных: образец 2026.

У самозанятого заказчика или небольшого ИП с двумя-тремя сотрудниками ситуация не отличается по существу, только по масштабу: документов меньше, но правило о разделении оснований то же самое. Если ИП нанимал сотрудника по трудовому договору, а не по гражданско-правовому, на него распространяются те же архивные сроки, что и на крупную компанию - масштаб бизнеса на срок хранения не влияет.

Как ответить бывшему сотруднику на запрос

Закон дает субъекту персональных данных право получить сведения о том, какие его данные обрабатывает компания, с какой целью и на каком основании - это право не исчезает с увольнением. По общему правилу на ответ отводится 30 дней с момента получения запроса, и молчание в такой ситуации хуже любого содержательного ответа: это отдельное основание для жалобы в Роскомнадзор, даже если по существу компания ничего не нарушила.

Хороший ответ бывшему сотруднику построен по одной и той же схеме независимо от того, из какой компании он уволился - интернет-магазин, клиника, небольшая школа или ИП с несколькими наемными работниками. Сначала - что уже уничтожено и когда, для этого пригодится акт уничтожения. Дальше - что хранится, с разбивкой по видам документов: личное дело, приказы, расчетные ведомости. И отдельно - до какого года эти данные будут храниться и по какой норме, чтобы у человека не осталось ощущения, что ему просто отказали без объяснений.

Отдельный случай - когда пишет не уволенный сотрудник, а бывший подрядчик или исполнитель по гражданско-правовому договору. Основания обработки его данных отличаются от трудовых, и путать эти два случая не стоит: у штатного сотрудника после увольнения работает архивное законодательство, у подрядчика - чаще условия самого договора и срок исковой давности по нему.

Типичные ошибки при работе с данными уволенных

Ошибки с данными уволенных редко случаются от злого умысла - чаще это просто забыли, руки не дошли, или процесс вообще нигде не прописан. Вот что встречается чаще всего.

• Аккаунт бывшего сотрудника месяцами остается активным в CRM или 1С, с полным доступом к базе клиентов - это одна из самых частых находок при проверках интернет-магазинов и агентств недвижимости.
• Сканы паспорта и СНИЛС хранятся в общей папке отдела кадров без ограничения доступа - дольше, чем нужно, и доступны сотрудникам, которым эти данные для работы не требуются.
• При переезде офиса личные дела уволенных теряются или уничтожаются вместе с обычной макулатурой, без акта и без проверки истекшего срока - а потом нечем ответить ни на запрос бывшего сотрудника, ни на запрос налоговой.
• Компания продолжает слать бывшему сотруднику маркетинговые рассылки или SMS, потому что его номер остался в общей базе клиентов и подписчиков, а не только в кадровой системе.
• Реквизиты для зарплатных переводов остаются в системе клиент-банк дольше, чем нужно для последнего расчета - хотя это тоже персональные данные, требующие отдельного основания для хранения.
• В небольшой компании, где кадровика нет и увольнением занимается сам собственник или бухгалтер по совместительству, вопрос сроков хранения вообще не встает - до первого запроса от бывшего сотрудника или визита проверяющих.

В клинике похожая ошибка выглядит немного иначе: карта пациента, которую вел уволившийся врач, продолжает числиться за ним в информационной системе, хотя пациентов давно ведет другой специалист. В школе - электронный дневник сохраняет доступ уволившегося учителя к оценкам и данным учеников дольше положенного, потому что снятие прав отдано на откуп IT-специалисту, который узнает об увольнении последним.

У каждой из этих ситуаций одна и та же причина: в компании нет письменного порядка действий на день увольнения, и решения принимаются на ходу, по памяти. Чаще всего это не злой умысел, а отсутствие короткого чек-листа под рукой.

Что делать: порядок действий после увольнения

1. В день увольнения закрыть доступы бывшего сотрудника ко всем рабочим системам - почте, CRM, 1С, корпоративным мессенджерам и VPN.
2. Разделить данные уволенного на две группы: то, что компания обязана хранить по закону (архивное дело, налоговый учет), и то, что собиралось только на основании согласия для целей, которых больше нет.
3. Данные из второй группы уничтожить и оформить акт уничтожения - с датой, перечнем документов и подписью ответственного.
4. Личное дело, приказы, трудовой договор, карточку Т-2 и расчетные документы передать в архив компании с пометкой о годе увольнения и сроке хранения - 50 или 75 лет в зависимости от даты.
5. Если сотрудник давал отдельные согласия за пределами трудовых отношений - на фото для сайта, на участие в рассылках, - решить их судьбу отдельно: раз человек уволен, продлевать их обычно смысла нет, и их стоит отозвать вместе с прекращением обработки.
6. Подготовить типовой ответ на случай, если бывший сотрудник пришлет запрос: что хранится, на каком основании, до какого года - чтобы не составлять его с нуля под давлением тридцатидневного срока.
7. Раз в год, при плановой архивной ревизии, проверять личные дела прошлых лет на предмет истекшего срока хранения и уничтожать то, что действительно можно.

Порядок с документами оператора персональных данных - от формы согласия до акта уничтожения и правил хранения личных дел - проще выстроить один раз, чем каждый раз решать вопрос заново при очередном увольнении. Если такого порядка в компании пока нет, посмотреть, как устроена подобная доработка сайта и документов, можно на главной странице 152fzpro.ру.