Журнал учета носителей персональных данных - это внутренний документ, в котором оператор фиксирует все материальные носители с персональными данными: бумажные папки личных дел, флешки, диски, серверы, ноутбуки сотрудников с рабочими базами. Строгой утвержденной формы у журнала нет, оформить его можно в свободном виде - бумажной таблицей или электронным файлом, но важно, чтобы он реально велся и обновлялся, а не существовал для проверки для галочки.
Обычно в журнал включают такие графы: наименование или тип носителя, дата поступления или создания, ответственный сотрудник, место хранения, а также дата уничтожения или передачи носителя, если он выбыл из оборота. Вести отдельный журнал по каждой категории данных не обязательно - достаточно одного документа на всю организацию, если носителей немного.
Ответственным за ведение журнала обычно назначают того же сотрудника, который отвечает за организацию обработки персональных данных в целом. Журнал вместе с приказом о назначении ответственного и локальными актами - это одни из первых документов, которые запрашивает Роскомнадзор при проверке, поэтому держать его в актуальном состоянии стоит не от случая к случаю, а по мере появления или списания носителей.