Согласие оформляется чекбоксом рядом с полем отправки формы: пользователь сам ставит галочку перед тем как нажать «Отправить», заранее отмеченным чекбокс быть не должен. Рядом - короткая фраза вроде «Согласен с политикой обработки персональных данных» и ссылка на страницу с этой политикой, где расписаны цели сбора, состав данных и права пользователя. Без такой галочки форма на сайте технически собирает данные без законных оснований.
Чекбокс нужен у каждой формы, которая передает данные на сервер: заказ, обратный звонок, подписка на новости, комментарии под статьей. Если форм несколько, отдельный документ под каждую заводить не нужно - подойдет одна общая политика конфиденциальности, на которую ссылаются все чекбоксы сайта.
Отдельный момент - рассылки. Согласие на обработку данных для оформления заказа и согласие на получение рекламных писем - разные вещи, объединять их в одной галочке не стоит. Для рассылки логичнее отдельный чекбокс, который можно снять, не отказываясь от покупки.
Проверьте на своем сайте три вещи: чекбокс не проставлен заранее, ссылка из него ведет на реальную и актуальную политику, а не на страницу-заглушку, и форма физически не отправляется, пока галочка не поставлена. Это как раз то, на что в первую очередь смотрят при проверке.