Хранение - это одно из конкретных действий, которые закон объединяет общим понятием обработка персональных данных, наряду со сбором, использованием, передачей и уничтожением. Под хранением понимается нахождение данных в базе, архиве, картотеке или на любом другом носителе - от таблицы Excel до бумажной папки - в состоянии, когда их можно найти и использовать в дальнейшем.
На практике хранением считается не только активная база CRM, но и резервные копии, выгрузки в архив, старые версии базы данных клиентов, распечатанные анкеты в шкафу отдела продаж. Каждое из этих мест хранения формально требует тех же мер защиты, что и основная база - ограниченный доступ, учет, кто и когда обращался к данным.
Отдельная тема - срок хранения: данные нельзя держать бессрочно просто на всякий случай, срок должен соответствовать цели обработки, например пока действует договор, плюс период, установленный законом для хранения документов, или сроку действия согласия. При отзыве согласия или достижении цели обработки данные подлежат уничтожению в срок до 30 дней - это касается и резервных копий, а не только основной базы.
Для сайта с формой заявки хранением будет и сама база лидов в CRM, и таблица с выгрузкой заявок для отдела продаж, и переписка в почте с приложенными анкетами. Если ни один из этих массивов не описан в политике обработки данных с указанием срока хранения - формально это нарушение, даже если данные никуда не передаются и используются добросовестно.