Документы и оформление

Сколько хранятся согласия на обработку персональных данных?

Евгений, Липецк 906 просмотров

Здравствуйте. У нас в компании копится папка с бумажными согласиями клиентов на обработку персональных данных - кто-то давно ушел, кто-то отозвал согласие. Есть ли установленный срок, сколько эти бумаги нужно хранить, или можно выбрасывать сразу после увольнения или отказа клиента?

Дмитрий Акиндинов

специалист по 152-ФЗ, основатель ФЗ152.ПРО

ответил

эксперт сайта

Единого фиксированного срока хранения именно для согласий закон не устанавливает - срок привязан не к самой бумаге, а к сроку обработки данных, на которые это согласие дано. Пока вы обрабатываете данные человека, согласие нужно хранить как доказательство законного основания; как только цель обработки достигнута или согласие отозвано, данные, а вместе с ними и подтверждающий документ, подлежат уничтожению в срок до 30 дней.

На практике это значит: согласие клиента, который давно ушел и данные которого вы больше нигде не используете, выбрасывать сразу нельзя - сначала нужно завершить обработку и удалить сами данные из базы, CRM, бумажных архивов, и только тогда убирать подтверждающий документ.

Отдельная рекомендация, не требование закона: даже после уничтожения данных стоит какое-то время держать акт об уничтожении и копию согласия отдельно от основной базы - если бывший клиент оспорит законность обработки, этим документом вы подтвердите, что действовали по правилам. Обычно для этого ориентируются на общий срок исковой давности.

Если согласия хранятся вперемешку с текущими и непонятно, где чьи данные уже отозваны, а где действуют - это повод навести порядок в реестре согласий: завести таблицу с датами выдачи, отзыва и сроком актуальности по каждому клиенту, чтобы не держать лишнее и не терять то, что еще нужно.

Похожие вопросы

Все вопросы темы "Документы и оформление" →

Свой вопрос

Задать вопрос эксперту

Вопросы проходят модерацию. Ответ публикуется на сайте в течение пары дней, а если случай срочный, ответим на почту.