Личные дела сотрудников - это только часть списка. К документам с персональными данными относится все, где есть сведения, по которым можно определить конкретного человека: трудовые договоры, копии паспортов и СНИЛС, приказы о приеме и увольнении, ведомости по зарплате, договоры с клиентами и заявки с сайта, медицинские справки и больничные листы.
В электронном виде это тоже касается: клиентская база в CRM, таблица с заявками из формы на сайте, переписка с клиентами, где указаны их контакты, записи с видеонаблюдения, если оно есть в офисе. Формат документа - бумага или файл в таблице - для закона значения не имеет, важно само содержание.
Составляя перечень, удобно разделить документы на две группы: с данными сотрудников (кадровые документы, зарплата, медосмотры) и с данными клиентов (договоры, заявки, переписка). Для каждой группы отдельно фиксируют, кто из сотрудников компании имеет к ним доступ - это тоже часть требований 152-ФЗ.
Отдельно стоит проверить архивы и старые файлы, про которые обычно забывают: сканы паспортов в почте пятилетней давности, старые excel-таблицы с базой клиентов на общем диске. Формально они тоже попадают под требования закона, и в перечень их стоит включить, даже если использовать вы их давно перестали.