Кадры и сотрудники

Как уничтожить персональные данные сотрудника при увольнении?

Игорь, Саратов 243 просмотра

Веду кадровый учет в небольшой компании, недавно уволился сотрудник. Слышал, что данные нельзя просто хранить в компьютере вечно - их нужно уничтожать. С чего начать и что вообще считается правильным уничтожением?

Дмитрий Акиндинов

специалист по 152-ФЗ, основатель ФЗ152.ПРО

ответил

эксперт сайта

Уничтожение персональных данных - это их безвозвратное удаление, после которого восстановить сведения невозможно ни вами, ни кем-либо еще: для бумаг это шредер или сжигание с составлением акта, для электронных данных - удаление с перезаписью или физическое уничтожение носителя, а не перенос в корзину.

Но при увольнении уничтожают не все подряд. Часть кадровых документов - трудовой договор, приказы, личная карточка - хранится установленные архивным законодательством сроки, иногда десятилетиями, и раньше времени их уничтожать нельзя. Под уничтожение попадают данные, которые собирались для целей, переставших существовать после увольнения: например, копии документов сверх обязательного минимума, данные для пропускной системы, доступы в корпоративные сервисы.

На практике порядок такой: назначается комиссия или ответственное лицо, составляется акт уничтожения с перечнем данных, датой и способом, акт подписывают и хранят как подтверждение того, что компания выполнила обязанность. Срок - до 30 дней с момента, когда данные стали не нужны для цели обработки, если иное не установлено законом об архивном деле.

Если данные хранятся в информационной системе, а не на бумаге, пропишите это отдельно в локальном акте о защите персональных данных: там должен быть порядок и для электронного, и для бумажного уничтожения, иначе при проверке Роскомнадзора именно этот пробел находят чаще всего.

Похожие вопросы

Все вопросы темы "Кадры и сотрудники" →

Свой вопрос

Задать вопрос эксперту

Вопросы проходят модерацию. Ответ публикуется на сайте в течение пары дней, а если случай срочный, ответим на почту.