Наведение порядка начинается не с новых бумаг, а с проверки, кто реально имеет доступ к картам пациентов: часто оказывается, что доступ есть у всех сотрудников подряд, хотя по документам должен быть только у лечащего персонала. Первый шаг - привести фактический доступ в соответствие с приказом, а не наоборот.
Сверьте список сотрудников, у которых есть логин в медицинской информационной системе или ключ от шкафа с бумажными картами, со списком должностей, допущенных приказом руководителя. На практике часто выясняется, что логином пользуются несколько человек под одной учетной записью - это уже нарушение: невозможно установить, кто именно смотрел карту, если что-то пойдет не так. Каждому нужен отдельный логин.
Дальше - обязательства о неразглашении: если в клинике менялись сотрудники, а документ подписывали только при открытии, часть персонала может работать вообще без такого обязательства. Стоит собрать актуальный список и закрыть пробелы разом, а не по одному человеку.
Отдельно имеет смысл разобрать с администраторами конкретные ситуации: что отвечать, если по телефону просят рассказать диагноз «от имени родственника», можно ли обсуждать пациента в общей зоне ресепшена, куда деть распечатанный анализ, если пациент забыл его забрать. Именно бытовые ситуации, а не сложные схемы, чаще всего и становятся источником утечки врачебной тайны.