После увольнения данные сотрудника не остаются одной массой: документы с установленным сроком хранения - трудовой договор, приказы, личную карточку - переносят в кадровый архив с ограниченным доступом, а то, что собиралось только для текущей работы (лишние копии паспорта, пропуска, доступы к внутренним сервисам), уничтожают в течение 30 дней после того как надобность в них отпала.
На практике это значит два отдельных действия. Первое - физически или логически отделить дело уволенного от папок действующих сотрудников: бумажный архив хранится в закрытом шкафу, доступ к которому есть только у кадровика и руководителя, а электронные копии - в отдельной папке с ограниченными правами, а не в общей сетевой директории, куда заходит полкоманды.
Второе - развести сроки. Часть документов подлежит длительному хранению по правилам архивного дела, и раньше времени их трогать нельзя, даже если кажется, что информация уже не нужна. А данные, которые вводились только под конкретную задачу - доступ к CRM, пропуск в офис, лишние сканы документов сверх обязательного минимума, - как раз и составляют тот массив, который нужно уничтожить в месячный срок.
Порядок хранения и уничтожения стоит закрепить в локальном акте о защите персональных данных, а не держать в голове кадровика: при проверке Роскомнадзора чаще всего спрашивают не про закон вообще, а про то, есть ли у компании понятная внутренняя процедура и соблюдается ли она на практике.