Сразу уничтожать личное дело после увольнения нельзя - часть кадровых документов подпадает под обязательное архивное хранение по срокам, установленным архивным законодательством, и эти сроки для отдельных документов, например личных дел или лицевых счетов по зарплате, исчисляются десятилетиями, а не годами. Просто «больше не нужны для цели» в этом случае не работает.
152-ФЗ требует не хранить данные дольше, чем это необходимо для целей обработки, но для кадровых документов сама цель хранения после увольнения - это архивная обязанность работодателя, установленная отдельным законодательством, а не произвольное решение компании. Поэтому личное дело, приказы по кадрам и документы по зарплате хранятся по архивным срокам, даже если сотрудник давно ушел.
А вот данные, которые собирались для целей, не связанных с архивным хранением, например согласие на рассылку корпоративных новостей или фото для внутреннего сайта компании, подлежат уничтожению в срок до 30 дней после увольнения или отзыва согласия, если сотрудник об этом попросит.
На практике стоит разделить кадровый архив на две части: документы обязательного длительного хранения, которые передаются в архив компании по установленным правилам, и все остальное - доступы, переписку, второстепенные данные, которые можно и нужно уничтожать в разумный срок после увольнения, чтобы не накапливать лишние персональные данные без необходимости.