Отдельной унифицированной формы приказа об изменении паспортных данных работника в законе нет. На практике это оформляется заявлением сотрудника в свободной форме с приложением копии нового паспорта, на основании которого кадровик вносит изменения в личную карточку и другие документы, а руководитель при необходимости издает приказ о внесении изменений. Новое согласие на обработку ПДн переоформлять не нужно, если формулировка старого охватывает категорию «паспортные данные» в целом, а не конкретный номер и серию документа.
Порядок действий такой: сотрудница пишет заявление с просьбой внести изменения в связи со сменой фамилии, прикладывает копию нового паспорта и, если менялась фамилия, свидетельство о браке. Кадровик вносит правки в личную карточку Т-2 и зарплатные документы, а если фамилия менялась - готовит дополнительное соглашение к трудовому договору, где фиксируются новые паспортные данные.
Хранить копию старого паспорта после этого не нужно: цель обработки старых данных достигнута, они уничтожаются, остаются только актуальные. Перед тем как вносить изменения, стоит проверить формулировку согласия на обработку персональных данных, которое сотрудница подписывала при трудоустройстве - если оно действует бессрочно или на весь срок трудового договора и говорит о паспортных данных как о категории, отдельно переподписывать его не требуется.