Медицинские данные сотрудников: справки, больничные и медосмотры

Кадровик получил от нового сотрудника медицинскую справку и не знает, можно ли подшить ее в личное дело или показать руководителю. Бухгалтер видит в электронном больничном листе код диагноза и сомневается, можно ли переносить эти сведения в программу расчета зарплаты. Медицинские данные работников - одна из самых чувствительных категорий персональных данных, и закон обращается с ней жестче, чем с обычным ФИО, телефоном или адресом.

Разница принципиальная. Утечка номера телефона сотрудника - нарушение 152-ФЗ и штраф по статье 13.11 КоАП. Утечка диагноза - это уже персональные данные о здоровье работника, специальная категория, и при определенных условиях к делу подключается статья 272.1 УК РФ, введенная 420-ФЗ от 30 ноября 2024 года и применяемая с 30 мая 2025 года. Дальше - о том, какие медицинские справки сотрудников работодатель вправе получать, что на самом деле видно в больничном листе, что остается у поликлиники после медосмотра, какая ответственность грозит за утечку и как хранить весь этот блок документов, не нарушая закон.

Какие медицинские данные работодатель вправе собирать

Трудовой кодекс не дает работодателю права запрашивать сведения о здоровье просто на всякий случай. Статья 86 ТК РФ формулирует общий принцип: персональные данные работника обрабатываются только в целях, связанных с трудовыми отношениями - соблюдением закона, оценкой пригодности к работе, обеспечением безопасности труда. Собирать данные о здоровье про запас, без конкретной привязки к должности, нельзя ни в одном отделе кадров, и этот же принцип действует шире - обязанности работодателя при работе с персональными данными сотрудников описаны отдельно и стоят того, чтобы свериться с ними целиком.

На практике работодатель законно получает медицинские сведения в нескольких ситуациях: при приеме на работу, если должность требует обязательного осмотра или справки об отсутствии противопоказаний; при оформлении больничного листа для расчета пособия; при периодических и предварительных медосмотрах; при оформлении инвалидности сотрудника, чтобы предоставить положенные гарантии; если сотрудник сам сообщил о состоянии здоровья, например попросил перевод на другую нагрузку. Во всех остальных случаях запрашивать диагнозы, историю болезни или результаты анализов работодатель не вправе, даже из лучших побуждений.

Кому вообще нужна справка при приеме

Не любая вакансия требует медицинской справки. Обязательный осмотр перед трудоустройством нужен для работников пищевой промышленности, торговли продуктами, детских учреждений, транспорта, вредных и опасных производств - перечень определяют отраслевые приказы Минздрава. Для остальных должностей справка нужна, только если работодатель прямо предусмотрел это в локальном акте и может объяснить связь с конкретной трудовой функцией. Требовать справку у курьера или менеджера по продажам просто по привычке отдела кадров - это уже сбор персональных данных без правового основания.

Если соискатель отказывается приносить справку там, где она действительно обязательна по закону, у работодателя нет права трудоустроить его на эту должность до прохождения осмотра - это не вопрос доверия, а прямое ограничение из ТК РФ. А если справку требуют там, где закон ее не требует, отказ соискателя абсолютно законен, и настаивать не стоит: спор в этом случае будет не в пользу компании.

Медицинская справка при приеме на работу: что можно требовать

Работодателю нужно не содержание справки, а ее вывод. Форма 086/у и похожие документы обычно содержат заключение о пригодности либо непригодности к работе определенного вида, без расшифровки диагнозов и результатов анализов. Если соискатель приносит документ с полным перечнем сданных анализов, это избыточные персональные данные о здоровье работника - правильная практика для кадровика: принять только итоговое заключение, а остальные листы вернуть соискателю или вообще не копировать.

Отдельно стоит проговорить с соискателем, что компания не просит диагноз и не хранит развернутую медицинскую документацию. Это снимает часть напряжения на собеседовании и одновременно защищает саму компанию: чем меньше избыточных данных попало в личное дело, тем меньше рисков при проверке или при случайной утечке.

Больничный лист и персональные данные: что видно работодателю

С больничным листом ситуация прояснилась не сразу, но к 2026 году порядок устоялся. Электронный больничный лист формируется медицинской организацией и передается напрямую в Социальный фонд России, а работодатель получает не сам документ, а уведомление с номером листка и минимальным набором данных, достаточным для расчета пособия: даты нетрудоспособности и код причины - заболевание, травма, уход за ребенком и так далее. Полный код диагноза по МКБ работодателю не показывается вовсе.

Это принципиально отличается от бумажного больничного листа, где строка о причине нетрудоспособности могла содержать более детальный код, а по просьбе работника - и текстовый диагноз. Если в компании до сих пор случается оборот бумажных листков, например по отдельным случаям вне электронного документооборота, кадровику стоит помнить: больничный лист персональные данные содержит в чувствительном объеме, разглашать их за пределами бухгалтерии и кадровой службы нельзя, а хранить нужно отдельно от общедоступных документов личного дела.

Отдельная тонкость - прямые выплаты пособий через фонд. С 2021 года пособия по больничным в большинстве регионов выплачиваются напрямую из фонда, а не через работодателя, и это снижает объем медицинских данных, которые вообще проходят через бухгалтерию: работодатель передает в фонд данные о стаже и заработке, а не о характере заболевания. Ориентируйтесь на сроки хранения персональных данных при выборе, сколько держать даже такие урезанные сведения после закрытия больничного.

С 2022 года электронный больничный лист стал основным форматом почти повсеместно, и работодатель обычно узнает о нем не из бумаги, принесенной сотрудником, а из личного кабинета страхователя на портале фонда или из системы электронного документооборота, куда приходит уведомление о номере листка. Это удобно с точки зрения защиты данных: меньше бумажных копий на столах, меньше случаев, когда листок случайно остается в принтере или попадает не в ту папку.

Медосмотры по статье 220 ТК: заключение о пригодности, а не диагноз

Обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры регулирует статья 220 ТК РФ. Работодатель организует осмотр, оплачивает его и обязан не допускать к работе сотрудника, который осмотр не прошел, но сам осмотр проводит медицинская организация, а не отдел кадров компании.

По итогам осмотра работодатель получает заключение медицинской комиссии - документ, где указано, годен сотрудник к работе в конкретных условиях или нет, есть ли временные или постоянные ограничения по нагрузке. Развернутый протокол осмотра с результатами анализов, флюорографии, ЭКГ и заключениями узких специалистов остается в медицинской организации и работодателю не передается ни при каких обстоятельствах, если только сотрудник сам не решит его показать добровольно.

Частая ошибка небольших компаний - требовать у сотрудника принести полную медицинскую карту как подтверждение того, что осмотр пройден. Это избыточный сбор персональных данных о здоровье работника: подтверждением служит именно итоговое заключение, а не первичная медицинская документация, которая должна оставаться в поликлинике.

Что делать, если сотрудник не прошел осмотр

Работодатель обязан отстранить сотрудника от работы до устранения обстоятельств, послуживших основанием для отстранения, и это не наказание, а прямая норма статьи 220 ТК РФ. В приказе об отстранении не нужно указывать причину медицинского характера подробно - достаточно сослаться на факт непрохождения обязательного осмотра, без диагнозов и без развернутых формулировок, которые потом будут ходить по компании в открытом документе.

Психиатрическое освидетельствование и другие особые случаи

Для отдельных профессий - работа с движущимися механизмами, транспортом, детьми, взрывоопасными объектами - предусмотрена дополнительная процедура, психиатрическое освидетельствование, отдельная от обычного медосмотра и с другой периодичностью. Работодателю передается не заключение психиатра, а решение врачебной комиссии о допуске или отказе в допуске к определенному виду деятельности. Смешивать эту процедуру с обычным медосмотром не стоит: у нее свой порядок направления и свой документ на выходе, но принцип тот же - к работодателю попадает вывод, а не медицинские подробности. То же самое действует для предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей: фиксируется допуск или недопуск к рейсу на конкретную дату, а не показатели давления или пульса, и хранить нужно именно журнал допусков, а не медицинские карты водителей.

Почему медицинские данные - специальная категория персональных данных

Статья 10 152-ФЗ относит сведения о состоянии здоровья к специальным категориям персональных данных наравне с данными о расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных убеждениях и интимной жизни. Для этой категории закон по умолчанию требует письменного согласия, а обрабатывать такие данные без согласия можно только в случаях, прямо перечисленных законом.

Один из таких случаев - пункт 3 части 2 статьи 10 152-ФЗ: обработка разрешена, если она проводится в рамках трудового законодательства. Это как раз случай медосмотров, больничных листов и справок о пригодности - работодателю не нужно каждый раз брать отдельное согласие на персональные данные о здоровье работника, если обработка прямо предусмотрена ТК РФ. А вот если компания хочет, например, вести добровольную базу данных о хронических заболеваниях сотрудников для программы расширенной страховки, это уже выходит за рамки трудового законодательства, и здесь понадобится отдельное письменное согласие - подробнее о том, что изменилось в согласии на обработку специальных категорий ПДн, стоит прочитать отдельно, там разбор новых требований к форме.

С сентября 2025 года действует правило 156-ФЗ от 24 июня 2025 года: согласие на обработку персональных данных, включая специальные категории, оформляется отдельным документом, а не строкой внутри трудового договора или другой формы. Для медицинских справок сотрудников хранение и оформление согласия - это два разных процесса, и путать их не стоит: нельзя спрятать согласие на обработку сведений о здоровье внутри общего текста договора мелким шрифтом, требуется отдельный документ с понятной формулировкой цели и объема данных.

Практическое следствие спецкатегории - более строгие требования к защите информационной системы. Уровни защищенности персональных данных по Постановлению Правительства N 1119 для систем, где обрабатываются специальные категории, как правило выше, чем для систем с обычными ФИО и телефонами. Если в компании есть электронная база с результатами медосмотров или историей больничных, стоит отдельно проверить, к какому уровню защищенности она относится и достаточно ли принятых мер защиты.

Ответственность за утечку медицинских данных сотрудников

Штрафы по статье 13.11 КоАП РФ действуют для любых персональных данных, но для специальных категорий вроде сведений о здоровье практика жестче: инспектор и суд реже соглашаются с доводом, что нарушение было формальным. С 30 мая 2025 года применяются оборотные штрафы, введенные 420-ФЗ от 30 ноября 2024 года, и компания, допустившая утечку данных о здоровье значительного числа сотрудников, рискует не фиксированной суммой, а процентом от выручки.

Отдельно есть уголовная сторона вопроса. Статья 272.1 УК РФ, введенная тем же 420-ФЗ, устанавливает ответственность за незаконные действия с персональными данными, полученными незаконным путем, при определенных условиях - крупный ущерб, использование служебного положения, специальные категории данных среди них. Для кадровика это не абстрактная угроза, а конкретный довод в пользу того, чтобы не пересылать медицинские справки сотрудников по общей почте компании и не хранить их там, где к файлу есть доступ у всех подряд.

Гражданская ответственность работает параллельно: сотрудник, чей диагноз стал известен коллегам из-за небрежного хранения документов, вправе требовать компенсацию морального вреда напрямую, без участия РКН. Именно поэтому дешевле один раз навести порядок в доступах к папке с медицинскими документами, чем потом объяснять в суде, почему о болезни сотрудника узнал весь офис.

Цель обработки решает, что можно хранить

Возврат к целям обработки персональных данных помогает быстро разобраться со спорными случаями. Если цель - выплата пособия по временной нетрудоспособности, достаточно дат и кода причины, диагноз не нужен. Если цель - допуск к работе с вредными факторами, достаточно заключения о годности, полный протокол осмотра избыточен. Если цель заранее не сформулирована, самый безопасный вариант - не собирать данные вовсе, а не собирать с запасом на будущее.

Это же правило снимает вопрос, что делать с медицинскими данными после того, как сотрудник уволился. Если данные собирались строго для трудовых отношений, после увольнения основание для их хранения по большей части исчезает, и остаются только те документы, которые нужно держать по номенклатуре дел или для возможных споров о выплатах.

Документы, основания и сроки хранения: таблица

Документ	Что содержит	Правовое основание	Как хранить
Медицинская справка при приеме (форма 086/у и аналоги)	Заключение о пригодности к работе, без диагнозов	ст. 220, 328 ТК РФ, отраслевые приказы Минздрава	в личном деле, доступ ограничен кадровой службой
Электронное уведомление о больничном листе	Даты нетрудоспособности, код причины, номер листка	ст. 183 ТК РФ, правила электронного больничного	вместе с расчетными документами по зарплате
Заключение медицинской комиссии по итогам осмотра	Годен или не годен, ограничения по нагрузке	ст. 220 ТК РФ	в личном деле, отдельно от общедоступных бумаг
Согласие на обработку данных о состоянии здоровья	Реквизиты работника, цель и объем обработки	ст. 9, 10 152-ФЗ, 156-ФЗ	отдельным документом, пока действует основание обработки
Заявление о переводе по медицинским показаниям	Ссылка на рекомендацию врача, без диагноза	ст. 73 ТК РФ	в личном деле сотрудника

Полезная привычка - раз в год проверять, что лежит в папках с медицинскими документами сотрудников, и сверять содержимое с этой таблицей. На практике там регулярно находятся документы, которые давно потеряли основание для хранения: справки уволившихся два года назад сотрудников, черновики заключений, присланные повторно из-за опечатки, распечатки писем с диагнозами, которые сотрудник когда-то отправил по электронной почте вместо личного разговора. Такая ревизия занимает пару часов и снимает большую часть рисков при внезапной проверке.

Частые ошибки работодателей с медицинскими данными

• Хранить медицинскую справку в общей папке кадровых документов, доступной нескольким сотрудникам отдела без ограничения доступа.
• Просить работника принести полную медицинскую карту вместо итогового заключения о пригодности.
• Указывать код диагноза в приказе об отстранении или в служебной записке, которая потом расходится по компании.
• Хранить результаты медосмотров в общей базе вместе с обычными кадровыми данными, без разграничения доступа и без учета более высокого уровня защищенности для спецкатегорий.
• Запрашивать данные о здоровье соискателя на этапе собеседования, до принятия решения о приеме, когда это прямо не требуется по должности.
• Продолжать хранить развернутые медицинские сведения после увольнения сотрудника, хотя основание для их обработки уже отпало.

Примеры из практики

Интернет-магазин детских товаров нанимает курьера. Для этой должности осмотр не требуется по закону, но HR по привычке просит принести справку от терапевта. Это избыточный сбор персональных данных: закон не относит курьерскую доставку к работам, для которых обязателен предварительный медосмотр.

Стоматологическая клиника обязана организовывать периодические медосмотры персонала, работающего с пациентами, и вправе хранить заключения о пригодности, но не вправе требовать у сотрудников общий доступ к их медицинским картам за пределами обследования, связанного с работой.

Школа получает от учителя справку по итогам обязательного медосмотра, предусмотренного отдельно для работников образования, и хранит только итоговое заключение, а не результаты анализов и не заключения отдельных врачей.

Самозанятый, который оказывает компании разовые услуги по гражданско-правовому договору, не входит в периметр трудового законодательства, и требовать у него медицинскую справку по правилам главы 14 ТК РФ работодатель не вправе. Если для конкретной работы справка действительно нужна, основание для ее запроса нужно формулировать отдельно, вне трудовых норм.

Производственное предприятие с вредными условиями труда обязано направлять сотрудников на периодические осмотры не по своей инициативе, а по утвержденному графику, и держать у себя список тех, кто должен пройти осмотр в этом году, - без диагнозов, только фамилии и сроки. Хранить сам список стоит так же осторожно, как заключения: это тоже сведения о здоровье, пусть и в свернутом виде.

IT-компания с удаленным сотрудником иногда сталкивается с обратной ситуацией: работник сам присылает в общий чат скриншот больничного листа, чтобы объяснить отсутствие. Формально это его собственное решение раскрыть данные, но кадровику стоит сразу забрать документ в защищенное хранилище и удалить из общего чата - персональные данные о здоровье работника, однажды попавшие в общедоступную переписку, потом почти невозможно изъять полностью.

Правило простое: работодателю нужен вывод, а не история болезни. Как только в личном деле оказывается диагноз, а не заключение о пригодности, это уже сигнал пересмотреть процесс сбора документов.

Что делать: чек-лист для кадровика

Собрать все пункты в один разговор с отделом кадров и бухгалтерией проще, чем потом разбираться с последствиями утечки или жалобой в РКН. Ниже - порядок, с которого стоит начать, без привязки к размеру компании.

1. Проверить, действительно ли должность требует медицинского осмотра или справки, а не сложившуюся практику ради подстраховки.
2. Принимать и хранить только итоговое заключение о пригодности, без диагнозов и результатов анализов.
3. Оформить отдельное согласие на обработку данных о состоянии здоровья там, где обработка не покрывается прямой нормой трудового законодательства - отдельным документом, как того требует 156-ФЗ.
4. Ограничить доступ к папке с медицинскими документами внутри отдела кадров: не всем сотрудникам HR нужен доступ к этим файлам.
5. Свериться с постановлением N 1119: если в компании есть информационная система с медицинскими данными сотрудников, уровень защищенности для нее обычно выше, чем для обычной базы контактов.
6. Прописать в локальном акте порядок и срок хранения медицинских документов сотрудников отдельно от общего срока хранения личных дел.
7. Договориться с бухгалтерией и кадровиками не переносить код диагноза в служебные записки, приказы и переписку, которая расходится по компании.
8. Проверить, не хранятся ли медицинские данные уволенных сотрудников без действующего основания.

Список выглядит длинным, но большая часть пунктов - разовая настройка процесса, а не постоянная нагрузка на отдел кадров. Если нужно привести документы компании в порядок с учетом требований к специальным категориям персональных данных - от согласий до положений об обработке - посмотрите, что по этой части делает 152fzpro.ru: разработка и доработка документов и сайтов под требования 152-ФЗ.