Персональные данные в трудовом договоре: что вписывать и что лишнее

Отдел кадров получает на подпись трудовой договор, а там пункт про согласие на обработку персональных данных - работник расписывается один раз, и вопрос считается закрытым. Это ошибка, а с 1 сентября 2025 года еще и прямое нарушение закона. Персональные данные в трудовом договоре регулирует статья 57 Трудового кодекса, а порядок согласия на их обработку - отдельный закон, и с недавних пор отдельный документ. Разбираем, что из личных сведений работника обязано попасть в текст договора, что уходит в приложения и положения, а чего там вообще быть не должно.

Вопрос не праздный: пункт о персональных данных в трудовом договоре списывают из старого шаблона десять лет подряд, и в нем часто остаются формулировки, которые уже не соответствуют закону. Кадровик меняет местами абзацы, добавляет строку про СНИЛС - и не проверяет, а нужен ли вообще этот пункт в таком виде. Ниже - по порядку: что требует статья 57, зачем нужны паспортные данные в трудовом договоре, когда нужно отдельное согласие на обработку персональных данных в трудовом договоре, а когда нет.

Возьмем типичный случай: интернет-магазин нанимает менеджера по продажам, кадровик берет трудовой договор пятилетней давности, меняет ФИО и должность - и не замечает, что в одном из пунктов до сих пор написано «работник дает согласие на обработку персональных данных при подписании договора». Формально документ подписан, юридически согласия там уже нет с 1 сентября 2025 года. Такая ошибка не видна на глаз, пока не приходит проверка и не запрашивает как раз этот пункт.

Кадровику, который каждый день оформляет прием на работу, проще один раз проверить весь пакет документов, чем потом разбираться с претензией регулятора. Вопросы к пункту про персональные данные возникают на трех уровнях сразу: что записано в самом трудовом договоре, что подписано отдельно как согласие, и что вообще хранится в личном деле без всякой бумаги - последнее встречается чаще, чем кажется.

Какие персональные данные обязательны в трудовом договоре по статье 57 ТК

Статья 57 ТК РФ перечисляет сведения, без которых договор считается неполным. Из персональных данных работника туда входят фамилия, имя и отчество и реквизиты документа, удостоверяющего личность - для гражданина РФ это паспорт: серия, номер, дата выдачи и орган, который его выдал. Это обязательный минимум, и убрать его из текста нельзя.

А вот дальше начинается зона, где кадровая служба обычно перегибает. ИНН работника статья 57 не требует вообще - в норме есть только ИНН работодателя, если это организация. СНИЛС в обязательный перечень тоже не входит: он нужен для персонифицированного учета, но фиксируется в других документах, не в тексте самого договора. Домашний адрес, семейное положение, сведения о детях - все это может понадобиться бухгалтерии или отделу кадров, но в договоре им делать нечего.

Принцип простой и прописан в статье 5 152-ФЗ: объем обрабатываемых данных должен соответствовать целям обработки. Цель трудового договора - оформить трудовые отношения, а не собрать досье на человека. Каждая лишняя строка в этом пункте - это данные, за которые компания отвечает, хотя они ей не были нужны с самого начала. Проверить это легко: взять действующий шаблон и вычеркнуть все, что не входит в список статьи 57 - оставшееся и есть паспортные данные в трудовом договоре плюс ФИО.

Пример из практики: в клинике в трудовой договор администратора вписывали не только паспортные данные, но и адрес регистрации, состав семьи и даже группу крови - на случай экстренной ситуации. Группа крови - это сведения о здоровье, специальная категория персональных данных, для нее нужно отдельное основание, а не строка в разделе про личные сведения при трудоустройстве. Такие вещи стоит вынести из трудового договора вовсе, если работодателю они действительно нужны - через отдельный документ и отдельное согласие.

Паспортные данные в трудовом договоре - зачем и в каком виде

Паспортные данные вписывают не потому, что того требует делопроизводство само по себе, а потому что через них устанавливают личность стороны договора. Формат стандартный: серия и номер, кем выдан, дата выдачи, иногда код подразделения. Копию паспорта прикладывать к тексту договора не нужно - она хранится в личном деле сотрудника отдельно, и это уже вопрос не трудового договора, а внутреннего порядка хранения документов.

С адресом регистрации сложнее. Формально статья 57 не требует вписывать место жительства работника в договор, но кадровые службы часто делают это по привычке - на случай если нужно отправить письмо или уведомление. Если такая необходимость реальна, для нее можно использовать заявление работника с его контактными данными как отдельный документ, а не выносить домашний адрес в основной текст, который потом видит любой, кто получает доступ к договору - от бухгалтера до проверяющего.

В школе или детском саду похожая история с телефонами родственников на случай чрезвычайной ситуации - эти данные тоже персональные, но уже не работника, а третьего лица, и включать их в трудовой договор нельзя вообще: у этого третьего лица никто согласия не спрашивал, а работодателю оно и не требовалось бы, будь такие сведения оформлены отдельным документом с пометкой о добровольном предоставлении.

Для иностранных работников набор обязательных документов шире: помимо паспорта нужны сведения о разрешении на работу или патенте, а порядок обработки и передачи этих данных в МВД отличается от общего случая - персональные данные иностранных работников оформляют по отдельным правилам, и в договоре с ними это тоже нужно учитывать.

Пункт о персональных данных в трудовом договоре - что туда вписывать, а что лишнее

Типовой пункт о персональных данных в трудовом договоре обычно решает две задачи: подтверждает, что работник знает о факте обработки его данных, и накладывает на него обязательство не разглашать чужие персональные данные, если по должности у него есть к ним доступ - это касается кадровика, бухгалтера, руководителя отдела. Вторая часть прямо следует из статьи 86 ТК и статьи 7 152-ФЗ о конфиденциальности.

Что стоит оставить в пункте: ссылку на локальный акт, который описывает порядок обработки данных в компании - обычно это Положение об обработке персональных данных, и обязательство соблюдать конфиденциальность для тех, кто получает доступ к чужим личным данным по работе. Если в штате есть сотрудники с доступом к личным делам коллег, стоит отдельно прописать, кто именно и на каком основании - на эту тему есть отдельный разбор, как компании разграничивают доступ к персональным данным между должностями.

Что стоит убрать: полный перечень целей обработки, сроков хранения и способов защиты данных прямо в тексте договора. Это содержание Положения, а не трудового договора - если переписывать его туда целиком, пункт разрастается на две страницы, работник его не читает, а при проверке юрист компании путается, какой документ считается действующим. Договор ссылается на Положение, а не дублирует его слово в слово.

Самозанятые и подрядчики по гражданско-правовым договорам - отдельный случай: к ним статья 57 ТК не применяется вообще, поскольку это не трудовой, а гражданско-правовой договор оказания услуг. Но если самозанятый заходит в офис компании и получает пропуск, для пропуска все равно собираются его персональные данные, и здесь действует общий порядок 152-ФЗ, а не кадровый - разница важна, если в компании путают статус подрядчика со статусом штатного сотрудника и по инерции включают его в трудовые формы.

Согласие на обработку персональных данных в трудовом договоре - почему не в тексте самого договора

Здесь путаница встречается чаще всего. Обработка персональных данных работника в рамках трудовых отношений - заключение договора, начисление зарплаты, ведение личного дела, отчетность в фонды - не требует отдельного согласия вообще. Это прямо следует из статьи 6 152-ФЗ: согласие не нужно, если обработка необходима для исполнения договора, стороной которого является сам работник. Трудовой договор здесь и есть то самое основание.

Проблема начинается там, где работодатель выходит за рамки этой необходимости: передает данные банку для зарплатной карты, страховой компании по программе ДМС, кадровому агентству на аутсорсе расчета зарплаты, размещает фото сотрудника на сайте компании или пропуске с полными данными. Вот здесь согласие уже нужно, и включать его текстом внутрь трудового договора - плохая практика по двум причинам. Работник формально не может отозвать это согласие, не расторгая договор целиком, хотя по закону согласие отзывается в любой момент отдельным заявлением. И согласие, спрятанное в одном из пунктов среди прочих условий, не отвечает требованию о конкретности целей обработки - закон ждет, чтобы человек понимал, на что именно он соглашается, а не подписывал общий текст целиком.

Похожий случай встречается у кадровых агентств, которые ведут расчет зарплаты на аутсорсе сразу для нескольких клиентов: сотрудник компании физически передает свои данные в агентство, которое юридически - третье лицо по отношению к работодателю. Здесь нужно отдельное согласие именно на передачу агентству, а ссылка на агентство одной строкой в трудовом договоре такого согласия не заменяет.

Что изменилось с 1 сентября 2025 года по 156-ФЗ

156-ФЗ от 24.06.2025 закрыл эту лазейку окончательно: с 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных, там, где оно действительно требуется, оформляется отдельным документом, а не пунктом внутри трудового договора, должностной инструкции или любого другого документа. Формулировка вида «подписывая настоящий договор, работник дает согласие на обработку персональных данных» с этой даты не имеет силы согласия - даже если раньше такая практика была массовой и вопросов не вызывала.

На практике это значит: если компании нужно согласие работника на что-то, выходящее за рамки исполнения трудового договора - передачу данных партнеру, публикацию фото, участие в рассылке для сотрудников, - нужен отдельный лист с этим согласием, отдельной подписью и отдельной датой. Совмещать его с другими документами больше нельзя. Для компаний, которые до сих пор используют старый шаблон трудового договора с согласием внутри текста, это повод пересмотреть форму до ближайшей проверки, а не после нее.

На практике многие компании ограничиваются тем, что меняют дату в шапке шаблона, и не трогают содержание. Проверить, актуален ли пункт, можно быстро: если в тексте рядом стоят слова «подписывая настоящий договор» и «согласие», формулировка устарела и требует замены на отдельный документ - независимо от того, когда именно был заключен конкретный договор.

Ознакомление с положением об обработке персональных данных по статье 86 ТК

Статья 86 ТК РФ требует, чтобы работника знакомили под подпись с документами, которые устанавливают порядок обработки его персональных данных в компании. На практике это оформляют отдельным листом ознакомления, приложенным к Положению об обработке персональных данных, и подписывают при приеме на работу вместе с остальными кадровыми документами - трудовым договором, должностной инструкцией, приказом.

Здесь важно не путать ознакомление и согласие - это разные действия с разным смыслом. Ознакомление подтверждает, что работник прочитал документ и знает правила, которые действуют в компании. Согласие - это разрешение на обработку данных в целях, которые выходят за рамки трудовых отношений. В школе, например, учителей знакомят с положением при приеме, а отдельное согласие берут только на публикацию фото с мероприятий на сайте - это два разных документа, и смешивать их тексты не стоит.

Если в компании такого листа ознакомления никогда не было, это не повод его придумывать задним числом с прошлой датой - при проверке несовпадение дат заметно сразу. Правильнее подписать документ с текущей датой у всех действующих сотрудников и включить его в процедуру приема новых с этого момента.

У кадровика есть соблазн сэкономить время и включить текст листа ознакомления прямо в трудовой договор отдельным абзацем - формально закон это впрямую не запрещает, но такой прием создает путаницу: подпись под ознакомлением привязывается к дате заключения договора, а не к дате, когда работник реально прочитал документ, если положение поменялось уже после найма. Отдельный лист удобнее обновлять и переподписывать точечно, без переоформления всего договора.

Передача данных банку, страховой по ДМС и в другие организации - отдельное согласие

Часть передач данных третьим лицам не требует согласия работника, потому что основана на законе, а не на воле работодателя: сведения в Пенсионный фонд, налоговую, Фонд социального страхования, военкомат - обработка идет по прямому указанию закона, и согласие тут ни при чем.

Например, сведения о выплатах для отчетности в Социальный фонд работодатель обязан передавать в силу закона о персонифицированном учете, и оформлять на этой почве отдельное согласие не нужно - как не нужно его и для сведений в налоговую по справке о доходах. Встречается и обратная ошибка: некоторые компании годами собирают лишние согласия на данные, которые и так передаются по закону без всякого согласия, а реальные пробелы - вроде передачи в банк или страховую - при этом остаются незакрытыми.

А вот банк для зарплатной карты и страховая компания по ДМС - другая история. Работник вправе сам выбрать банк, куда перечисляют зарплату, и письменно сообщить об этом работодателю не позднее чем за пятнадцать календарных дней до дня выплаты - это прямо закреплено в статье 136 ТК. Если компания открывает карту в конкретном банке и передает туда данные без выбора работника, это уже требует отдельного согласия на передачу данных именно этому банку, а не общей формулировки про третьих лиц где-то в тексте договора.

С ДМС ситуация похожая: страховая компания получает не только ФИО и паспортные данные, но иногда и сведения о здоровье - а это уже специальная категория персональных данных со своим, более строгим режимом обработки по статье 10 152-ФЗ. Отдельное согласие здесь не формальность, а прямое требование закона. Похожая логика касается и фотографий сотрудников: если компания планирует разместить фото на сайте, в соцсетях или на внешней рекламе, вопрос выходит за пределы кадрового делопроизводства - у этой темы есть отдельные правила о том, когда публикация фото без согласия законна, а когда нет по статье 152.1 Гражданского кодекса.

Отдельный случай - добровольное медицинское страхование не всей компании, а по желанию: часть сотрудников участвует в программе, часть отказывается. Здесь особенно важно, чтобы согласие оформлялось персонально и добровольно, а не общей строкой в трудовом договоре, которую подписывают все при трудоустройстве вне зависимости от того, нужна им страховка или нет.

Таблица правильных и неправильных формулировок

Ниже - формулировки, которые чаще всего встречаются в старых шаблонах трудовых договоров, и как их стоит переписать после 1 сентября 2025 года.

Что делать, если договор уже составлен неправильно

Переписывать все действующие трудовые договоры целиком не нужно и вряд ли возможно - для этого потребовалось бы согласие каждого сотрудника на изменение условий. Дорабатывать стоит точечно, через дополнительное соглашение к договору или через отдельные документы, которые заменяют проблемный пункт по существу.

На практике полный пересмотр занимает у компании с двадцатью-тридцатью сотрудниками несколько недель, если делать это вместе с обновлением Положения об обработке персональных данных и форм согласий. Большая часть времени уходит не на переписывание самого текста, а на сверку: кому и на каком основании данные вообще передавались за последние годы, и есть ли под этим согласие или основание по закону.

Порядок действий:

• Проверить текст пункта о персональных данных на соответствие статье 57 ТК - оставить только обязательный минимум, убрать лишние сведения.
• Если пункт содержит формулировку о согласии внутри текста договора, подготовить отдельный документ согласия для тех случаев, где оно действительно нужно - банк, ДМС, фото, передача подрядчикам.
• Проверить, есть ли у всех действующих сотрудников подписанный лист ознакомления с Положением об обработке персональных данных по статье 86 ТК, и оформить его там, где не хватает.
• Свести список третьих лиц, которым компания передает данные сотрудников, и по каждому проверить основание передачи - закон или отдельное согласие.
• Обновить шаблон трудового договора для новых сотрудников, чтобы не повторять одну и ту же ошибку при каждом найме.

Кадровые документы - не единственное, на что смотрит Роскомнадзор при проверке: если в компанию пришел запрос или назначен визит, стоит сначала разобраться, о каком формате идет речь - профилактический визит Роскомнадзора устроен иначе, чем внеплановая проверка, и реагировать на него стоит по-разному. Трудовые договоры и кадровые документы обычно попадают в число первых, что запрашивают в рамках любой из этих процедур.

Если разбирать пункт о персональных данных и весь пакет кадровых документов самостоятельно некогда, эту работу можно передать - на 152fzpro.ru занимаются доработкой документов и сайтов под требования 152-ФЗ, включая трудовые договоры, положения об обработке персональных данных и формы согласий.