Уничтожение персональных данных в школе оформляется актом: приказом директора создается комиссия из 2-3 сотрудников, которая проверяет по каждому документу, истек ли срок его хранения и есть ли еще законные основания держать его дальше, а затем физически уничтожает бумажные носители (обычно шредером) или безвозвратно удаляет электронные записи. Все это фиксируется актом с датой, перечнем уничтоженных документов и подписями членов комиссии.
Главная ловушка с архивом выпускников - решить, что раз ученик давно закончил школу, данные можно уничтожать сразу. На самом деле сроки хранения личных дел и других школьных документов определяет не 152-ФЗ, а архивное законодательство, и по многим документам они значительно больше, чем «пока ребенок учится». Прежде чем уничтожать бумаги, стоит свериться с номенклатурой дел школы или проконсультироваться с архивистом района - там обычно прописаны конкретные сроки по каждому виду документа.
Отдельно проверьте состав архива: анкеты с данными родителей, медицинские справки, характеристики - для персональных данных родителей действуют те же правила, они не привязаны к сроку обучения ребенка. Если родитель отозвал согласие на какую-то часть обработки раньше, это не отменяет обязательный срок хранения документа по архивным правилам - отзыв согласия и истечение архивного срока хранения работают независимо друг от друга.
После того как акт составлен и подписан, храните его сам - на будущей проверке именно акт подтверждает, что данные уничтожены законно и организованно, а не просто выброшены.