Структурно политика УК не отличается от любой другой: те же обязательные разделы про категории данных, цели, основания обработки, сроки хранения и права субъектов. Разница - в содержании этих разделов, потому что у УК данные идут по нескольким разным каналам сразу, а не только через сайт.
В категории данных нужно честно перечислить все, что реально собирается: ФИО и контакты жильцов, показания приборов учета, сведения о собственности, платежная история по лицевым счетам, а если есть диспетчерская - еще и записи телефонных обращений. Основанием обработки чаще всего служит договор управления или членство в ТСЖ, а не отдельное согласие на каждую операцию - это стоит явно указать.
Отдельный пункт - передача третьим лицам: показания счетчиков и данные для расчетов обычно уходят ресурсоснабжающим организациям, платежи - банку-эквайеру, начисления - расчетному центру. Каждого такого получателя лучше назвать в политике категорией, без реквизитов конкретной организации, чтобы не переписывать документ при смене подрядчика.
Разместить политику нужно там, где жилец реально может ее увидеть: на сайте УК, в личном кабинете, на информационном стенде в подъезде или офисе. Форма заявок на сайте должна ссылаться на этот же документ, а не иметь отдельную страницу с другим текстом - иначе при проверке всплывет расхождение.