Подавать уведомление нужно практически в любом случае, если на сайте есть форма, собирающая имя и телефон или email посетителей - размер бизнеса и число сотрудников тут ни при чем. С 1 сентября 2022 года список исключений, когда уведомление не требуется, стал совсем коротким, и обычный сайт-визитка с формой обратного звонка под него не подпадает.
Подавать нужно до начала обработки данных, то есть до того, как форма на сайте заработает и начнет принимать заявки. Делается это через личный кабинет на портале pd.rkn.gov.ru с входом через Госуслуги, там заполняется единая форма со сведениями об ИП, целях обработки и категориях данных, которые вы собираете.
Исключения касаются в основном обработки данных без автоматизации (например, бумажный журнал посетителей без электронной базы) или обработки данных только своих сотрудников для кадрового учета в рамках трудового законодательства - на форму обратного звонка на сайте это не распространяется. Если уведомление не подано, а данные уже собираются, штраф по статье 13.11 КоАП может прилететь и небольшому ИП: ответственность там не зависит от масштаба бизнеса.