Уведомление о трансграничной передаче - это отдельный документ, не путать с обычным уведомлением об обработке персональных данных: в нем нужно указать страну получателя, цель передачи, категории передаваемых данных и правовое основание. Подавать его нужно до фактического начала передачи данных за рубеж, через личный кабинет на сайте Роскомнадзора или в бумажном виде.
Дальше важно, в какую страну идут данные. Роскомнадзор ведет перечень стран с адекватной защитой персональных данных - если получатель находится в такой стране, действует упрощенный режим уведомления. Если страна не входит в перечень, передачу нужно дополнительно обосновать - например, письменным согласием субъекта на трансграничную передачу именно в эту страну или необходимостью исполнения договора с самим субъектом.
Отдельно стоит помнить про требование локализации: даже если часть обработки идет за рубежом, первичный сбор и хранение персональных данных граждан России должны происходить на серверах в России. Зарубежный сервис для рассылок обычно означает, что вы передаете уже собранные данные во вторую систему - и это и есть трансграничная передача, которую нужно легализовать до подключения сервиса, а не постфактум.
Если формулировки уведомления вызывают сомнения - проще заказать подготовку пакета документов под конкретный сервис и страну, чем гадать и переделывать после замечаний Роскомнадзора. Это как раз тот случай, где ошибка в формулировке основания передачи всплывает не сразу, а при проверке.