Форма заявки на обработку персональных данных - это обычная форма сайта (заказ, обратная связь, подписка), рядом с которой стоит чекбокс согласия: галочка не отмечена по умолчанию, пользователь ставит ее сам, а рядом текст вида «Даю согласие на обработку персональных данных на условиях Политики конфиденциальности» со ссылкой на саму политику. Отдельного документа «заявка на обработку» помимо этой связки чекбокс плюс ссылка закон не требует.
По полям действует принцип минимизации: собирайте только то, что реально нужно для обработки заявки. Для заказа в интернет-магазине это обычно имя, телефон и адрес доставки - паспортные данные, дату рождения или email без явной необходимости добавлять не стоит, лишние поля увеличивают объем обрабатываемых данных и риски при проверке.
Если планируете публиковать отзывы или фото покупателей с указанием имени, для этого нужен отдельный чекбокс - согласие на распространение персональных данных не заменяется обычным согласием на обработку, это разные документы с разной формулировкой.
Частые ошибки на практике: чекбокс отмечен галочкой заранее, ссылка на политику ведет на несуществующую страницу или ссылки нет вовсе, а текст согласия скопирован с чужого сайта и не соответствует реальным целям обработки. Все три ошибки видны при простом просмотре страницы без специальных инструментов, поэтому их обычно замечают в первую очередь.