Любая форма на сайте, где человек оставляет имя, телефон или email, требует до запуска трех вещей: опубликованной политики обработки персональных данных, чекбокса согласия рядом с формой, который не отмечен заранее, и уведомления в Роскомнадзор об обработке ПДн - с 1 сентября 2022 года от него освобождены единицы сайтов, и обычная форма заявки в это исключение не попадает.
Политика оформляется отдельной страницей со ссылкой из футера и от самой формы. Согласие формулируется отдельным коротким текстом рядом с кнопкой отправки, а не прячется где-то в тексте оферты - человек должен явно поставить галочку именно под этой формулировкой. Если на сайте стоят счетчики аналитики или рекламные пиксели, дополнительно нужен cookie-баннер с возможностью отказаться от необязательных cookie.
Данные из заявки храните ровно до того момента, пока цель обработки не достигнута - то есть пока не обработали обращение. Если планируете потом писать клиентам с новыми предложениями, для этого нужно отдельное согласие на маркетинговые рассылки, обычное согласие на обработку заявки его не покрывает.
Если на сайте пока нет ни политики, ни поданного уведомления в РКН - это стоит закрыть до запуска формы, а не после: подготовка политики, согласия и уведомления вместе обычно укладывается в пару дней и снимает риск штрафа с первого же дня работы формы.